組合事務処理

決算

事業年度が終了しますと、まず事務局及び理事は通常総会開催日の大体の見通しを立て、決算書の作成にとりかからねばなりません。
この段階で作成できるものは、事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書の4つです。
そしてまた新年度の事業計画、収支予算案も作成します。これが出来あがりますと、代表理事は理事会を招集することになります。

通常総会までの手続き

「決算関係書類」「事業報告書」の作成

組合は、「決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)」及び「事業報告書」を作成しなければなりません(中協法40条2)。

監事への「決算関係書類」「事業報告書」の提出

組合は、「決算関係書類」「事業報告書」について、監事の監査を受けなければなりません(中協法40条5)。

監事の監査、「監査報告」の作成・通知

監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記した監査報告を作成し【※1】、理事に対し、「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から4週間経過した日、もしくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日【※2】までに監査報告の内容を通知しなければなりません(中協法施行規則91条)。
なお、組合が作成しなければならない決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)や事業報告書、監査報告については主務省令(施行規則)に基づき作成することが義務付けられ、具体的な作成基準が定められています。

【※1】:監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成しなければなりません。
【※2】:監査期限は、監事と理事の合意があっても4週間を下回る期間を予め定めることはできません。ただし、4週間を下回る日までに監事が理事に監査報告を通知すれば、その時点で監査を受けたこととなります。

理事会招集通知の発出【※3】

理事長は、理事会の会日の1週間前【※4】までに、各理事【※5】に対し、理事会招集通知を発出しなければなりません(中協法36条の6-6)。

【※3】:理事(監事に業務監査権限を付与している組合は、理事及び監事)全員の同意があれば招集手続の省略可(中協法36条の6-6において準用する会社法368条2)
【※4】:短縮可(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間(中協法36条の6-6において準用する会社法368条1)
【※5】:監事に業務監査権限を付与している組合は、各監事に対しても発出しなければなりません(中協法36条の6-6において準用する会社法368条1)

理事会の開催

理事会では、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに(中協法49条2)、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行います(中協法40条6)。

「決算関係書類」「事業報告書」の備置き

組合は、通常総会の会日の2週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置かなければなりません(中協法40条10・11)。

総会招集通知の発出【※6】・「決算関係書類」「事業報告書」「監査報告」の提供

理事長は、通常総会の会日の10日前【※7】までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出します(中協法49条1)。総会招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」を添付し、組合員に提供しなければなりません(中協法40条7)。

【※6】:組合員全員の同意があれば招集手続の省略可(中協法49条3)(この場合、招集通知発出の際に必要な添付書類も不要)
【※7】:短縮可(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間(中協法49条1))

通常総会の開催

(注)監査期間を4週間以上おくこととなったことを受け、事業年度終了後2か月以内に通常総会を開催する旨定款に記載されている組合において、定款変更の手続き(総会の議決、行政庁の認可)を経て、定款を変更すれば、事業年度終了の日から3か月以内の通常総会の開催も可能となります。確定申告についても提出期限の1ヵ月の延長の特例を受けて3か月以内に申告することが可能となります。

(注)カッコ内の中協法は中小企業等協同組合法の略
以上の手続きにおいてご不明な点がありましたら、兵庫県中小企業団体中央会までお問い合わせ下さい。

出資の変更登記

これは、通常総会の開催と関係無く、毎事業年度末日現在の出資の総口数及び払込済出資総額のについて当該年度が終了した日の翌日から、主たる事務所の所在地においては4週間以内に、従たる事務所所在地においては5週間以内変更の登記をしなければなりません。
もちろん変更のあった都度、これらの変更の登記をすることもできます。

通常総会終了後に行う事務手続

総会終了後次の手続きが必要です。
なお、手続きに必要な書式等、詳しくは、中央会事業部にお問い合わせ下さい。

  • 決算関係書類の行政庁への提出
    通常総会終了後2週間以内に、決算関係書類に通常総会の議事録を添えて、所管行政庁に提出しなければなりません。
  • 役員変更届の行政庁への提出
    役員に変更があった場合には、変更のあった日から2週間以内に所管行政庁に届出ます。
    なお、任期満了後で全員留任の場合も届出は必要です。
    また、役員の補充等、一部でも役員の変更があったときも届出が必要です。
  • 税務申告および納税
    事業年度終了後2ヶ月以内に通常総会で確定した決算にもとづいて法人税、事業税、県民税、市町村民税の確定申告をし、納税します。また、組合が消費税課税事業者の場合、消費税の申告、納税も行います。
  • 代表理事の変更登記
    代表理事の変更があった場合には、就任した日から2週間以内に変更の登記をしなければなりません。この場合、同じ人が再選されても登記が必要です。
  • 定款変更の認可申請および登記
    通常総会で定款を変更した場合には速やかに所管行政庁に定款変更の認可申請をし、認可を受けなければ効力は発生しません。そして変更した条項が、登記記載事項である場合には登記も必要です。

組合が行う各種申請・登記事項等

全国中小企業団体中央会 中小企業組合設立・運営ガイド 組合が行う各種申請・登記事項等
※下記の項目の一覧のカタログがPDF形式でダウンロードできます。

  • 総会議決項一覧 (中小企業等協同組合、商工組合、協業組合)
  • 組合申請届出一覧 (認可を要するもの、許可を要するもの、届出を要するもの、申請を要するもの、その他)
  • 事業協同組合登記期限一覧

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